2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正が施行されます。
これにより、企業での電子取引情報の保存ルールが変わります。
条件が緩和され帳簿類のデータ化がしやすくなりますが、同時に電子データ保存が義務化される事によって、準備をしていなかった方はお困りではないでしょうか？ 今回の記事では【電子帳簿保存法の改正】のポイントと、電子データの保存・管理についてクラウドストレージの活用方法をご紹介します。
Contents
電子帳簿保存法とは？
そもそも電子帳簿保存法とは、どのような法律なのでしょうか？
電子帳簿保存法とは、テクノロジーの発展に伴い、コンピュータを使用した帳簿書類の電子化を認めた法律で1998年に制定されました。紙媒体で手続きや保存を電子化することで、「コストの削減」「省スペース化」「ペーパーレス化」が期待されますが、これまではデータで保存するための条件も厳しく、本格的な移行がなかなかできませんでした。
これまでも法改正でアップデートされてきましたが、2022年1月に条件の緩和とともに「電子保存の義務化」（2年間の猶予があります）がされていきます。
2022年1月1日 電子帳簿保存法の改正のポイント
【ポイント1】税務署の事前承認制度の廃止
改正前
これまでは帳簿や書類をデータ保存するためには事前に税務署に届け出る必要がありました。
改正後
事前承認が廃止されたため、データ保存のハードルが大きく下がりました。
【ポイント2】適正事務処理要件の廃止
改正前
不正防止を目的として定期的な検査があり、紙媒体の原本が用いられていたため、せっかく電子化をしても原本の保管が必要でした。
改正後
適正事務処理要件が廃止され、定期検査が不要になりました。
【ポイント3】タイムスタンプの緩和
改正前
「タイムスタンプ」とは、ある時刻にそのデータが存在していたことと、以降に改ざんされていない事を証明するための仕組みで、領収書など受領後3営業日以内に自署してタイムスタンプの付与を行わなければなりませんでした。
改正後
受領者の自署も不要になり、訂正や削除をできなくする事で、タイムスタンプの付与が不要になりました。
【ポイント4】検索要件の緩和
改正前
取引年月日、勘定科目、取引金額などの国税関係帳簿書類の種類に応じた記録項目を検索条件として設定する必要がありました。また、範囲指定や2つ以上の項目を組み合わせた検索機能も条件でした。
改正後
取引年月日、取引金額、取引先に限定されました。また税務署からの記録のダウンロードの求めに応じられる場合は、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定する機能が不要になりました。
電子取引の紙出力保存の廃止（電子データ保存の義務化）
電子取引に該当するデータはこれまで、紙媒体に出力して保存する事も可能でしたが、令和4年1月1日以降の電子取引については、紙媒体に出力しての保存が廃止されます。（2年間の猶予があります。）
どう対応すべきか？
電子取引で受領した書類の電子データでの保存義務化により、今まで帳簿書類を印刷して保存していた企業も、電子データによる保管方法の検討が求められるようになりました。
企業がより確実・安全にデータを保管するため、多くのサービス・ツールが普及しています。
例えばクラウドストレージサービス。営業部、システム管理部等の様々な部署から提出された書類の電子データを、最初からクラウドのフォルダ上に保管することで、経理担当が直接データ上で確認・処理することができます。
またクラウドストレージの利用によって、社内のペーパレス化が促進され、紙・インクのコストカット、書類の保管スペースの有効活用ができます。またテレワーク中の社員もデータを閲覧でき業務効率がアップする等、多くのメリットがあります。
ポイントは、「どういったクラウドストレージを導入するか」です。利用用途、必要容量、使用人数、会社の規模等によって、重視すべきポイントが変わります。
ここでは、より安全・安心してクラウドストレージを導入したい法人様向けのサービスをご紹介します。
電子帳簿保存法の改正にも対応！ 書類の電子化、データ保存にはWin-Get! Cloud TENMA
Win-Get! Cloud TENMAは、弊社リプラスが提供している法人向けクラウドストレージサービスです。自動バックアップでBCP対策にもなり、ファイルデータを暗号化するため、セキュリティ面も安心、書類の電子化には最適です。
【Win-Get! Cloud TENMAの主な機能】
①データバックアップ
オンラインストレージTENMAのバックアップ機能では、重要なデータをクラウド上へ保管することができます。
ドラッグアンドドロップするだけでデータを簡単にアップロードすることが可能です。
また、設定時間に定期的に自動でバックアップを行う自動バックアップシステムも搭載しています。
②データ共有
TENMAのファイル共有機能では、パソコンやNAS機器などからアップロードしたデータを他の人と共有ができます。
同じクライアントID・パスワードを持っている人であればアクセスは可能です。
③大容量メール送信機能（Web公開）
大容量メール送信機能（Web公開）では、TENMAにアップロードしたデータをURL化し、クライアント様にデータを一度に受け渡すことができる機能です。
メールでは送れない大容量データも一括送信できます。
公開設定のデータにパスワードをかけることもでき、公開時設定を承認制にすることで、不正なデータのやり取りを防止します。
④データ受け取りフォルダ機能
データ受け取りフォルダ機能とは、大容量のデータをURL化して簡単に送信ができる機能です。
TENMAに受け取りたいフォルダを作成し、URLを発行するだけです。
URLをクライアントにメールで送信し、URLからアクセスしてアップロードするだけで、指定のフォルダにデータが保存されていく仕組みです。またパスワード設定により不正アクセスを防止します。
⑤セキュリティ暗号化機能
セキュリティ暗号化機能で、サーバー上のファイルを暗号化して保存し、
TENMAを経由しない不正なアクセスでの情報漏えいを防止して大切なデータを守ります。
Win-Get! Cloud TENMAの使い方
Win-Get! Cloud TENMAへのデータ保存は簡単です。ブラウザでWin-Get! Cloud TENMAにアクセスし、ログインすれば、自由にファイルのアップロードやダウンロードができます。
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大容量メール送信機能（Web公開）では、Win-Get! Cloud TENMAにアップロードしたデータをURL化し、Win-Get! Cloud TENMAのID・パスワードを持っていないユーザーにもデータを受け渡すことができる機能です。
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TENMAに受け取り用のフォルダの作成後、発行したURLをユーザーへ送付。ユーザーにはURLからアクセスしてもらい、オンライン上にデータをアップロードしてもらうことで、複数のデータも一度にまとめて受け取ることができます。
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