ファイル共有やバックアップのために、オンラインストレージ（クラウドストレージ）を使う企業が増えています。
しかし、導入を検討しようにも、保存容量やセキュリティ等の機能、価格も様々で迷ってしまうかもしれません。
また、無料プランと有料プランではどんな違いがあるのでしょうか。
今回は、オンラインストレージの導入、活用を考える時、企業はどんなことに気を付けるべきかを解説します。
Contents
こんな場面で便利 オンラインストレージ
オンラインストレージは以下のような様々な場面で使用されています。
・日々使用しているファイルや画像データを、自身のPC内以外の場所に保存したい
・社内や社外の人とデータを共有する際に、共通で操作できる場所に置きたい
・普段使わない過去のデータや現在のデータの保存場所として利用したい
また、導入すると以下のような利点もあります。
オンラインストレージを利用する利点
・端末や場所を問わずにアクセスができる
インターネット環境があれば、時間や場所、端末の種別を問わずどこからでもアクセスができます。外出先からもファイルの閲覧や編集などが可能です。
・自動バックアップ
バックアップを取るタイミングを設定できる自動バックアップ機能が備わっているため、大事なデータのバックアップ忘れや、手間を省くことができます。
・データ共有
オンラインストレージ内の共有のフォルダを介してパソコンやNAS機器などからアップロードしたデータを他の人と共有ができるため、業務効率アップにも繋がります。
・BCP対策
災害や障害が発生した際に、BCP対策を講じていない場合、利益損失の規模と事業復旧までに要する時間が大きくなります。
万が一災害・障害が発生した際でも、オンラインストレージにバックアップをしておくことで、早急に事業の復旧を行うことが可能となり、損害を最小限に抑えることが出来ます。
導入前にチェックすべきポイントは？
１．データ容量に気を付けましょう
オンラインストレージの各サービスを比較していく前に検討すべき点は、「データ容量」です。
主に文書や表計算ソフトで作成した容量が少ない書類の保存がメインなら数GBで十分ですが、 映像ファイルを多数扱うなら、大容量のデータが保存できるサービスを活用しましょう。
２．ご利用の端末からアクセスできるか
外出先や出張先での活用を想定している場合は、ご利用の端末からアクセスできるか、 アプリケーションの仕様を確認することも重要です。
３．セキュリティ機能が備わっているサービスにしましょう
業務の生産性、効率性をあげるために、オンラインストレージそのものは非常に利便性が高いツールです。
しかし同時に、人為的なミスやネットワーク攻撃により情報漏洩する可能性があります。
例えば共有URL自体にパスワードが設定できるかなど、セキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。
４．管理機能でアクセス制限できるサービスを選びましょう
特定のPCもしくはアカウントからでなければ、データにアクセスができないように管理者権限を設定できるサービスもあります。情報漏えいのリスクを減らすために、必要に応じて確認しましょう。
無料プランと有料プランの違い
便利なオンラインストレージですが、「有料プラン」と「無料プラン」が存在します。 一体どのような違いがあるのでしょうか？
無料プランは様々な制限がある
無料プランはお手軽に利用することができる一方で、様々な制限がかかる場合があります。 注意、確認すべき点を解説します。
・容量の制限がある
容量は一般的に5GB～15GB程度のものが多く、容量の大きなファイルのやり取りやバックアップにはおすすめできません。利用用途によっては容量の多い有料プランをおすすめします。
・セキュリティ機能
セキュリティ機能がしっかりとしている無料プランのオンラインストレージは多くありません。大切なデータを保存する際は、セキュリティ機能についてしっかり確認しましょう。
・データの保管期間が決まっている
一定期間利用がないとデータが自動的に削除されてしまう場合があります。 大切なデータを失わないためにも、規約などを事前にしっかり確認しましょう。
有料プランは機能とサポートが充実
有料プランで利用できるビジネス向けのオンラインストレージは無料プランよりも充実した機能が多くあります。 いくつかの利点を紹介します。
●大容量で利用可能
TBを超える容量での契約が可能です。動画や図面、画像など大容量のデータを扱うのであれば有料プランがおすすめです。
(契約の容量が多いとランニングコストが高くなる可能性もあります）
●セキュリティ関連の機能が充実
有料プランでは、以下のような機能が揃っています。
・アクセス制限を細かく管理ができる
・利用端末の制限
・作業履歴を確認できる
・ファイル転送時に、パスワード設定やダウンロード制限が可能
・ユーザー制限が可能
オンラインストレージは企業の情報が入っているため、情報の流出に繋がることもあります。アクセス制限やパスワード機能などを活用し、情報漏えいを防ぎましょう。
企業が使うには有料プランがおすすめ
有料プランには多くの利点が存在しますが、コストもかかるため、いきなり有料プランを契約するには不安がありますよね。
そんなときは、無料のお試し期間をうまく活用しましょう。
・業務内容にあっているか
・使用感はどうか
・セキュリティ面はどうか
など、導入してから「やっぱり合わない」などのリスクを回避できます。 しかし、一部制限がある場合がありますので、お申し込み前にしっかり確認しましょう。
TENMAなら お試しから本番環境への移行も簡単
株式会社リプラスが提供しているオンラインストレージ クラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」は操作性・カスタマイズ性が高いクラウドサービスです。 無料トライアルも実施しているので、有料プランと同等の機能を無料でお試しいただくことができます。
さらに、トライアルでも無料出張・遠隔サポートも実施しております。活用できるように全力でサポート致します。
設定した環境をそのまま、有料プランへ変更もできますので、プラン変更による再設定などの手間もございません。
ぜひ、この機会にクラウドサービスを体験してみてはいかがですか？
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