新型コロナウイルス（COVID-19）の影響によりテレワークを推奨、実施する企業が増えています。
働き方改革の一環としてテレワークが定着した一方で、社内の稟議決裁のため判子が必要になったり、書類を確認するために出社が必要な場合もあります。
しかし、外出自粛のため出社ができないケースもあり、悩んでいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
それを解決するために、ペーパーレス化に取り組んでみませんか。
今回はペーパーレス化についてメリットデメリットや導入方法、おすすめのツールをご紹介いたします。
Contents
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、ビジネスにおけるあらゆる文書を紙に印刷することなく、データ化して活用することを指します。
データ化した書類をパソコンなどでファイルとして閲覧できるようにすることで、業務効率を改善しようという取り組みです。 ペーパーレス化は社内での業務改革において最も多くの企業が進めている取り組みとなっています。テレワークの導入が進むにつれて今後もますます社会全体に広がっていくと考えられています。
ペーパーレス化のメリット
1.情報共有の効率化
ファイルサーバーやオンラインストレージで共有フォルダを利用している場合は、ペーパーレス化し、データ化されることで情報共有する際もスムーズになります。
テレワークを実施することが多くなってきている現在、顔を合わせて仕事ができない分、何かトラブルがあった時にすぐに対処しきれない可能性も高いです。
こうした不測の事態に備える意味でも、書類をデータ化することをおすすめします。
2. 印刷コストの削減
書類作成には切っても切り離せない紙ですが、ペーパーレス化することで印刷コストを削減することができます。
紙だけでなく、トナー代や印刷機本体の購入やリース費用など、複合的に費用が掛かります。
ペーパーレス化を推進することで書類の印刷コストを削減できれば、企業にとって大きなメリットになるはずです。
3. 必要な書類の検索時間が短くなる
紙媒体で書類を管理している場合、キャビネットなどに収納された書類から必要な書類を探さなければなりません。
ナンバリングされていたとしても、目的の書類を見つけるのに手間と時間が掛かってしまいます。
書類がペーパーレス化されてデータで管理されるようになれば、検索機能を利用して必要な書類や情報をすぐに見つけられます。
4. 保管スペースの削減ができる
個人情報が明記された書類など、使用後も保管が必要な書類もあります。
会社によっては書類を保管するために資料室を設けているケースもあるでしょう。
ペーパーレス化によって書類の保管スペースが必要なくなれば、オフィスの限られたスペースを有効活用できます。
5. セキュリティが強化される
紙の書類は社外に持ち出した際に紛失してしまうと情報漏洩事故に繋がります。
地震や火事などの自然災害によって書類が消失すれば、復旧することはできません。
ペーパーレス化によって書類がデータ化されれば情報漏洩への対策にもなりますし、万が一の際にもデータのバックアップで備えることができます。
ペーパーレス化のデメリット
1. 導入コストが高い
ペーパーレス化を行うには、パソコンやタブレット、スキャナといった機器の導入が必要になります。一度導入してしまえばそのあとのコストは抑えられるものの、初期導入コストの高さが導入を見送る要因になっているケースもあるでしょう。
紙媒体書類をすべてデータ化するとなれば、時間的コストや人的コストも膨大になります。
データ化するもの、しないものを慎重に精査する必要があります。
2. システム障害などの影響を受ける
ペーパーレス化でデータ化された書類はファイルサーバーなどで管理されるので、万が一サーバーなどに障害が発生した場合、書類を閲覧できなくなってしまう可能性があります。
障害の程度によっては、データそのものが失われてしまうかもしれません。定期的にバックアップを取る、サーバの点検整備を行うなど対策が必要です。
3.使用に慣れていない人には使いづらい
ペーパーレス化は慣れれば非常に便利なものですが、全ての人が最初から使いこなせるものではありません。
人によって、パソコンやアプリケーションの操作の得意・不得意に差があります。操作ミスの削減、業務の効率化のためにも、全ての人が確実に使いこなせるように、マニュアルの作成や社内講習等、事前にしっかりと行うことをおすすめいたします。
では実際にペーパーレス化を推進していくためにはどのように解決したらよいのでしょうか。
ペーパーレス化にはクラウドがおすすめ
ペーパーレス化には、クラウドサービスがおすすめです。
ペーパーレス化によって書類をデータ化し、オンラインのストレージであるクラウドに保存すれば、取引先や出張先からでもすぐに情報を得ることが可能です。
また、クラウド上のデータを検索機能を使って簡単に探し出すことができます。それにより書類を探す時間短縮も見込めます。
クラウドはデータのバックアップ対策にも有効です。紙の書類は、紛失、盗難、火災など、一度失ってしまうと復元することは不可能です。
しかし、ペーパーレス化によってデータ化された書類をクラウド上に保存しておけば、万が一の人為的な紛失や盗難、自然災害、パソコンやファイルサーバーが故障しても復元することができます。
ペーパーレス化には「Win-Get! Cloud TENMA」
ペーパーレス化に役立つ、クラウドサービスのおすすめポイントをご紹介します。
1.クラウド化でコスト削減
会議や発表会での資料、営業先での商品プレゼンテーション、社内の情報連携資料など、毎日確認が必要な資料もクラウドにアップロードすればいつでも最新の情報を確認することができます。
紙で印刷する必要もないので印刷コストも削減可能。
印刷するための時間ロスも発生しないので業務効率も上がります。
2.セキュリティ機能充実で安心
テレワーク時や出張、営業時に業務用PCやUSBメモリ、HDDといった機器・記録媒体の社外持ち出しが必要となる可能性があります。
持ち出し時には物理的な紛失や盗難による情報漏えいのリスクが存在します。
Win-Get! Cloud TENMAは、暗号化によるセキュリティ対策も万全です。
サーバー上のファイルを暗号化して保存して保存し、TENMAを経由しない不正なアクセスでの情報漏えいを防止します。
3.BCP対策にも最適
BCPとは、事業継続計画＝Business continuity planningの略で、主に地震や火災、台風などの脅威が起きた際に、各企業が事業を続けていくために取る対策のことを指します。
紙媒体で書類を管理していた場合、突然起こる自然災害によりデータが消失してしまうリスクがあります。
また、データ化してパソコンに保存しても、パソコンが故障した場合、すぐに復旧することは困難です。
Win-Get! Cloud TENMAは、スケジュールを設定することで自動でバックアップが可能です。
バックアップができていれば、万が一の際にも短期間で復帰することができます。
ペーパーレス化に興味のある方、興味はあるけどクラウドの使い方が不安な方には、リプラスが提供するクラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」がおすすめです。
初めてクラウドサービスを利用する方にも、無料サポートがついているので安心です。不安を解消いただけるよう、お客様のご利用環境、ご要望に応じて出張・オンラインで丁寧にサポートさせていただきます。
また、1ヶ月の無料トライアルを利用して、導入前に実際の使用感を体験することができます。体験したうえで導入を検討できるため安心です。
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