新型コロナウィルス の感染拡大防止の為、政府より緊急事態宣言が発令され 徐々にテレワークを導入する企業が増えてきました。
テレワークの普及とともに「ビジネスチャット」「ビデオ通話ツール」とともに必要とされてきたITツールの「オンラインストレージ」ですが、現在多くのオンラインストレージサービスが提供されています。
どれを選んだらいいかわからないと悩まれる方も多いことでしょう。
今回はオンラインストレージを選ぶ時のポイントを解説します。
Contents
オンラインストレージとは
新型コロナウィルス の感染拡大防止の為、政府より緊急事態宣言が発令され 徐々にテレワークを導入する企業が増えてきました。
テレワークの普及とともに「ビジネスチャット」「ビデオ通話ツール」とともに必要とされてきたITツールの「オンラインストレージ」ですが、現在多くのオンラインストレージサービスが提供されています。
どれを選んだらいいかわからないと悩まれる方も多いことでしょう。
今回はオンラインストレージを選ぶ時のポイントを解説します。
オンラインストレージの利点
オンラインストレージはビジネスにも役立つサービスです。
ファイル共有やバックアップにかかった手間を大幅に削減し、業務効率アップに繋がります。
・端末や場所を問わずにアクセスができる
インターネット環境があれば、時間や場所、端末の種別を問わずどこからでもアクセスができます。外出先からもファイルの閲覧や編集などが可能です。
・自動バックアップ
オンラインストレージで大事なデータを自動バックアップすることができます。バックアップを取るタイミングを設定できるため、設定された時間に自動的にバックアップされる機能が備わっています。 バックアップ忘れや手間を省くことができます。
・データ共有
オンラインストレージ内の共有のフォルダを介してパソコンやNAS機器などからアップロードしたデータを他の人と共有ができるので、業務効率アップにも繋がります。
・BCP対策
災害・障害が発生し、事業の継続が困難になった際にBCP対策を事前に準備を施していない場合、利益損失の規模と事業復旧までに要する時間が大きくなります。オンラインストレージにバックアップをしておくことで、万が一災害・障害が発生した際にも早急に事業の復旧を行うことが可能となり、損害を最小限に抑えることが出来ます。
オンラインストレージ利用時の注意点
オンラインストレージを導入することで業務効率を向上させる利点を紹介しましたが、その反面で注意をしなければいけない点もありますので導入前には確認をしましょう。
・情報漏洩などのリスク対策
オンラインストレージは、データをインターネット上に保管・管理ができるサービスの性質をしっかりと理解をして利用する必要があります。簡単に利用できる反面、操作を誤れば簡単に重要なデータなどが関係のない第三者へ公開されてしまう危険性がある為、十分に注意が必要です。
・データ消失
無料のサービスやお試しプランなど、一定期間ログインやアクセスをしない場合、アカウントやデータが削除されてしまうサービスもあります。 利用開始前に規約を確認しておきましょう。
・セキュリテイ対策
クラウドサーバーの機器やセキュリティ面も24時間しっかり管理・監視されているため安心です。また、ID・パスワードが分からなければ漏洩する心配はありません。
(ID・パスワードはしっかり管理する必要があります)
・カスタマイズ性
すでに決められたシステムや機能を利用するため、サーバ機のように用途に応じてカスタマイズしにくいという注意点があります。利用する際は必要としている機能があるかを確認しましょう。
オンラインストレージを選ぶ時のポイント
１．データ容量に気を付けましょう!
オンラインストレージの各サービスを比較していく前に検討すべき点は、「データ容量」です。 主に文書や表計算ソフトで作成した容量が少ない書類の保存がメインなら数GBで十分ですが、 映像ファイルを多数扱うなら、大容量のデータが保存できるサービスを活用しましょう。
２．必要に応じて、複数の端末からアクセスできるか
外出先や出張先での活用を想定している場合は、スマートフォンやタブレットからアクセスできるか、 アプリケーションの仕様を確認することも重要です。
３．セキュリティ機能が備わっているサービスにしましょう
業務の生産性、効率性をあげるために、オンラインストレージそのものは非常に利便性が高いツールです。 しかし同時に、人為的なミスやネットワーク攻撃により情報漏洩する可能性があります。 例えば共有URL自体にパスワードが設定できるかなど、セキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。
４．管理機能でアクセス制限できるサービスを選びましょう
特定のPCから、もしくはアカウントから出ないとデータにアクセスできないよう、管理者権限を設定できるサービスもあります。 情報漏えいのリスクを減らすために、必要に応じて確認しましょう。
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