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テレワークを始めたばかり・・・データ共有や管理はどうする？
WebデザイナーのAさんは、都内のオフィスに勤めていますが、今年夏からテレワークが本格的にスタート。クライアントとの打ち合わせも、Web会議で行うことが増えました。自宅での仕事にはMacbookをメインで使っており、出先の喫茶店で作業することもあります。
制作にはPhotoshop、Illustrator、DreamWeaverなどAdobeソフトを使用することが多く、制作したデータはUSB接続の外付けHDDに保存して持ち運んでいます。
テレワーク環境におけるデータ保存や共有を行うには、どのような方法を用いると良いでしょうか？
自分の業務にはどんな機器が良いのでしょうか？たとえば機種によってリスクはあるのでしょうか？
どんなメディアを使うと良いか？
外付けHDD
大容量のデータを持ち運ぶ時にだれもが思い描くのは「外付けHDD」ではないでしょうか？多くの家電量販店でも販売されており、最近では大容量の機種や3.5インチHDDを用いた据え置き型、2.5インチHDDを用いたポータブル型など、様々な種類があります。
安価に手に入り、大容量のデータを持ち運ぶことができるため、ビジネスでも家庭でも広く利用されています。
一方、外付けHDDには『衝撃に弱い』という致命的な欠点があります。
持ち運んでいる際の衝撃や圧迫による故障のリスクはどうしてもつきものです。
また大量のデータを持ち歩くと、故障時や、盗難や紛失時の被害が大きくなります。
外付けSSD
近年、外付けHDDのほかに「外付けSSD」もよく目にするようになってきました。 「SSD」とはソリッドステートドライブ（Solid State Drive）の略で、USBメモリなど同様にメモリーチップを内蔵した記録媒体のことを言います。
現在では、512GBから1TB ・2TBの容量も販売されています。また、HDDのように機械的に駆動する所が無いので、軽くてコンパクトです。 HDDは内蔵ディスクを回転させてデータの読み書きを行いますが、SSDはメモリーチップでの読み書きをするため、処理速度が速く、ソフトの起動もHDDと比較すると速いため、ビジネスシーンで活躍します。
一方、HDDよりは高額になる傾向があるため、コストが掛かる可能性があります。
フラッシュメモリ（USBメモリ/SDカードなど）
「USBメモリ」や「SDカード」は、軽くて小さく持ち運びにとても便利な外部メディアです。家電量販店等で手軽に手に入り、最近は安価で大容量のものが増えています。SDカードは、スマートフォンやデジタルカメラ等にも幅広く利用されていますね。
非常に持ち運びしやすい一方、紛失しやすいという欠点もあります。
また手軽な分、これらの機器は破損リスクも高いのがデメリット。USBメモリは特に『PCに挿しているときに手などを引っ掛けて端子が折れ曲がる』というケースが多く発生します。また、静電気にも弱く、突然認識しなくなったり、データがすべて消えてしまうリスクもあります。撮影した数枚の写真や容量の小さい書類などのデータを、一時的に持ち運びするのには適していますが、重要なものは必ずバックアップをとるようにしましょう。
リモートアクセス機能がある「NAS」を導入する
ビジネスシーンで広く使われているの「NAS（Network Attached Storage）」であれば、ネットワークに接続し複数のデバイスからアクセスでき、データ共有を簡単に行えます。最近は「リモートアクセス機能」を搭載しているNASも多く、外出先からもNASにアクセスする事ができ、テレワークにも活用しやすいです。
こうしたNASは、あらかじめハードディスクドライブが組み込まれたタイプもありますが、近年注目を集めつつあるのが、自分自身で好きな容量のハードディスクドライブを組み込める、いわゆるNASキットと呼ばれる製品です。
NASを導入する際、筐体だけではなく内蔵のHDDの選び方も重要です。
NASは、24時間365日電源を入れた状態で、複数人で共有アクセスし使われることが多いです。
使用時のみに稼働させるPC用HDDと異なり、長期的に見ると当然負荷がかかって故障する確率が高くなってしまいます。
つまりNASに組み込むのであれば、24時間365日運転を前提とした、耐久性の高いHDDを使用することが望ましいです。
＜メリット＞
複数の端末から同時アクセスが可能です。自宅LANに限って利用することもできますが、設定を行えば、インターネット経由で外出先からNASにあるデータへアクセスすることも可能です。
さらにPCだけではなく、専用アプリを使ってスマートフォンやタブレットからファイルにアクセスできるNASもあります。
＜デメリット＞
NASの初期設定を、自分で行う必要があります。機種や使用環境によってはやや複雑なケースもあります。
またインターネット経由で利用する場合、セキュリティ強化のためパスワードなどの設定を行い、管理徹底することが重要です。
また、NASも記録媒体はHDDのため、物理的な破損でデータが損失する可能性があります。
こうした事態に備え、NAS自体をRAID設定しバックアップしておくこと、またそのNASにさらに複数のHDDにバックアップを取ったり、クラウドストレージを利用するとよいでしょう。
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オンラインでのデータ保存と共有
外付けHDDやフラッシュメモリですと、いちいちノートパソコンと接続するのも手間がかかり、ついバックアップを疎かにしてしまう事も多いです。また、持ち運ぶ事で故障のリスクもあります。また外出先で打ち合わせ中に、急に予定にないデータを確認したい時なども困りますね。オンラインでのデータ保存であれば、その様な事も解消できます。
クラウドストレージ
「クラウド（クラウド・コンピューティング）」とは、インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態のことです。
「クラウドストレージ」はパソコンやUSBメモリなどの記録媒体に保存する形式と異なり、オンライン上にデータを保存し、共有できるサービスです。
写真や文書など、さまざまなファイルを保存したり、Webメールと同様にスマートフォンやタブレット端末からでも閲覧することが可能です。
また複数人が同時にアクセスできるため、データの共有にも便利です。
インターネット環境があればどこでも利用でき、外部にデータを保存するため、データを持ち運ぶ必要がありません。持ち運ぶというよりも、インターネットに接続さえできていればデータのやり取りはいつでも可能です。最近では、テレワークの需要が増えており、注目されている方法の一つです。
「Google drive」のほか「Dropbox」「Microsoft Onedrive」など、一定の容量までは無料で使えるサービスが多く、気軽に利用できる点が大きなメリット。クラウドストレージサービスはブラウザもしくはアプリ経由でアクセスするため、機器の接続・設定は一切不要なところも魅力です。
＜メリット＞
・手軽に利用可能
アカウント発行の手続きをすればすぐに利用できます。さらに設定を変更すると、PCと自動でデータの同期をとってくれるサービスもあります。
・ネット環境があればどこでも利用可能
実際にデータを持ち歩かなくてもいいのが便利で安全なサービスです。外出先でネットが使えればどこでも利用できる、その場で必要なデータを選ぶことができ、利便性も非常に良いといえます。
・災害などに強い
外付けHDDやNASの様に手元でデータを管理する訳ではないため、災害や機器の故障といったトラブルによるデータ消失のリスクは低いです。
＜デメリット＞
・セキュリティリスク
インターネット上にデータを保存する事になるので、不正アクセスなどの情報漏えいのリスクやセキュリティ面の心配はあります。
データの管理・共有には「Win-Get! Cloud TENMA」
テレワーク時のデータ共有、保存に最適なツールとして、クラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」がおすすめです。
TENMAは、企業向けに開発されたセキュアなオンラインストレージサービスです。
ネットワーク環境と、IDとパスワードの権限がある状態であれば、いつ・どこからでもアクセスすることができます。
使いやすい・アフターサポート充実
データをクラウドに保存することにより、最新のデータをどこからでも閲覧、共有することができます。また新しい機器を導入する必要もなくデータサーバーとして役立ちます。
また、導入の初期設定からトラブル時のサポートまで、スタッフが現地へ訪問し対応いたします。電話や遠隔リモートサポートなどご要望に合わせた万全のサポート体制がございます。加えて、今後のデータ運用やバックアップ体制のご相談も承っております。
自動バックアップ機能搭載
設定時間に定期的な自動バックアップが可能です。万が一、データが消失してしまった場合、バックアップを復元すれば業務への影響を最小限に抑えることができ、大切なデータを失うリスクが無くなります。
BCP対策に有効
地震や水害など自然災害が起こった際や、今回の新型コロナウイルスのように、出勤が困難になった際にも事業を継続させることができるので、BCP対策としても役立ちます。
セキュリティ機能充実で安心
アップロードをしたデータは暗号化され、さらにパスワードを設定することでデータを安全に受け渡すことができます。セキュリティ面に関しても、データの暗号化はもちろんのこと、IDやグローバルIP毎にアクセス制限を行うことも可能です。
今やデータは会社の財産とも言えます。クラウドストレージも多様化している中、 オンライン上に重要なデータを保存するからこそサービス内容や機能、価格だけでなくセキュリティの高さも重要です。
「CHANGE! TENMA」でカスタマイズ
「Win-Get! Cloud TENMA」の大きな特長に「CHANGE! TENMA」機能があります。
「CHANGE! TENMA」機能を使えば、ログイン画面、管理画面の画像などを好きな画像に変更することができます。
自社のロゴマークなどに変更することで、オリジナルクラウドとして表現も可能です。
クライアントとのやりとりもスムーズに、安心してお使いいただけます。
まずは無料トライアルでお試し利用！
この記事で紹介しているクラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」は、テレワークを始めたい法人様に最適です。
「実際に使ってみないとわからない」
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そんな時は、1ヶ月の無料トライアルを利用して、導入前に実際の使用感を体験することができます。 体験したうえで導入を検討できるため安心です。
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