山形県朝日町役場様 クラウドTENMAご導入インタビュー

山形県で行政を担う、朝日町役場様。
セキュリティにおける課題、クラウドTENMA導入の決め手、そして導入後の効果についてお話を伺いました。

山形県朝日町役場　政策推進課
主事　白田　様

山形県朝日町役場
https://www.town.asahi.yamagata.jp/index.html
所在地：山形県西村山郡朝日町大字宮宿1115

Change!TENMAログイン画面

ログイン画面の背景・ロゴ・ボタン色などを企業イメージに合わせて調整することが可能です。
シンプルながらも統一感のあるデザインにすることで、利用者に安心感と信頼感を与えられます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

＜クラウドTENMA導入の決め手となったきっかけ＞

■課ごとのアカウント分けと細やかな権限設定で、情報漏洩対策を実現

複数のクラウドストレージを比較する中で、リプラスが提案したクラウドTENMAに注目していただきました。自治体の業務に合ったセキュリティ要件と、管理のしやすさが評価され、導入につながりました。

<導入の決め手となった主なポイント>
１．課ごとにアカウントを作成し、アクセス制限ができる
役場全体で1つのアカウントを共有するのではなく、課ごとに別々のアカウントを作ることができます。例えば、「政策推進課」の通常業務とは別に、「ふるさと納税」で外部事業者とやり取りするための専用のアカウントを別に作成しています。権限を細かく設定できるため、関係のない人のアクセスを遮断し、情報漏洩のリスクを低減できます。

２．クラウドでデータのやり取りを行い、脱USBメモリを実現
クラウドTENMAは、送信だけでなくデータの「受け取り」までクラウド上で完結できるため、物理メディアを使った受け渡しそのものが不要になります。さらに、受取用フォルダと公開用フォルダを分けて運用できるので、事業者から受け取るデータと外部へ公開するデータが混ざる心配もありません。紛失・盗難やマルウェア混入のリスクがあるUSBメモリを使わずに済む点も、セキュリティを最優先に考える役場にとって、導入を後押しする大きなポイントとなりました。

３．導入前の無料トライアルを試す事で業務に定着することを確信
シンプルな画面設計で、ITツールに慣れていない職員の方でも直感的に操作できます。導入前の無料トライアルで、実際の業務の流れに沿って使い勝手を試すことができたため、役場内でもスムーズに定着すると確信していただけました。　　　　　

　　

＜クラウドTENMA導入前のお客様の課題・ご要望＞

■県のクラウドサービス終了に伴い、セキュリティ要件を満たすクラウドが必要に

朝日町役場様では、これまで県が提供する自治体向けクラウドサービスを使って、外部の事業者や関係機関とデータのやり取りをしていました。
しかし、そのサービスの終了が決まり、代わりとなる新しいツールを探す必要がありました。

官公庁では、税務、福祉、戸籍など、課ごとに取り扱う個人情報の性質が全く異なります。総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」においても、業務内容や役職に応じたアクセス権の厳格な設定（不要な権限を持たせないこと）が求められています。業務に不要な他部署の機密情報にアクセスできる状態自体が、重大なセキュリティ・コンプライアンス違反となります。「重要なデータを安全に扱える、万全なセキュリティ体制があること」を絶対条件として、新しいクラウドストレージの導入を検討していました。

　　　　　　　　

＜クラウドTENMA導入後のお喜びの声＞

■セキュアな環境が必須な自治体の要件を満たし、完全な脱USBメモリまで実現できました

高いセキュリティ水準が求められる町役場にとって、細やかな権限設定が可能な「クラウドTENMA」は、まさに探していた理想のセキュアなストレージでした。導入によって得られた具体的なメリットは以下の通りです。

・ アカウント分割による確実なアクセス制御
役場全体で共有するのではなく、課ごとにアカウントを作成できるため、業務に関係のない職員のアクセスを物理的に遮断できています。

・外部事業者との安全な連携環境の構築
「政策推進課」では、通常業務のアカウントとは別に、「ふるさと納税」担当が外部事業者とやり取りするための専用アカウントを作成しました。これにより、外部との連携時における情報漏洩リスクを大幅に低減できています。

自治体の実務に即したセキュリティ要件をクリアしつつ、管理のしやすさも両立できたことで、安全な環境下での業務効率化に大きく貢献しています。

さらに大きな変化としてデータの受け取り方法の改善が挙げられます。これまで使っていたクラウドストレージではデータの送信しかできず、
受け取りに関してはどうしてもUSBメモリに頼らざるを得ない部分がありました。
今回、クラウドTENMAに変えたことでクラウド経由での安全なデータの受け取りも可能となり、
完全な脱USBメモリを実現することができました。

　　　

専任担当として、朝日町役場様のセキュアな環境構築と業務改善に寄り添い、確かな貢献ができたことを心から嬉しく思っております。自治体様にとって「セキュリティの確保」と「業務効率化」の両立は常に悩ましい課題ですが、今回のクラウドTENMA導入により、大きく2つの安心をお届けすることができました。

第一に、もっとも強く求められていた「課ごとの適切なデータ管理」です。細やかな権限設定によって庁内の情報漏洩リスクを抑え、セキュアなデータ管理環境を実現していただけました。 そして第二に、この安全な基盤を活かした「脱USBメモリ」の達成です。受取用と公開用のフォルダを使い分けることで、外部事業者様とも安全にデータのやり取りができるようになっています。

「職員が毎日安心して業務に取り組めるようになった」というお言葉をいただいた時は、担当者として本当に胸が熱くなりました。これからもリプラスは、朝日町役場様をはじめとする自治体の皆様の一番の伴走者として、安心・安全で快適な業務環境づくりを温かくサポートしてまいります。

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